5 Tips untuk Komunikasi yang Jelas Saat Bekerja dari Rumah

  • Whatsapp
Di komputer


Bacaan Lainnya

Bekerja dari rumah, berkat pandemi COVID-19, menciptakan sejumlah tantangan menarik, dari pemberi kerja harus melacak produksi karyawan dari di luar kantor untuk menjaga agar rekan kerja tetap berhubungan satu sama lain melalui pertemuan Zoom dan aplikasi lain. Namun, tidak ada yang sesulit tetap dalam komunikasi yang jelas satu sama lain.

Apa pun yang terjadi, karyawan harus menghubungi atasan mereka untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan dan menyelesaikan berbagai hal, dan manajer perlu tetap berhubungan dengan karyawan mereka untuk melacak pembaruan dan mencari tahu di mana posisi mereka pada proyek tertentu. Jenis komunikasi ini dapat menghadirkan beberapa tantangan, seperti yang telah ditemukan banyak orang, tetapi lima tip berikut dapat mempermudah.

Tip 1: Gunakan Pesan Instan

Jika Anda dan rekan kerja serta atasan Anda memiliki akun email Google, maka berkomunikasi satu sama lain itu mudah. Ini adalah salah satu cara untuk menarik perhatian seseorang dengan cepat, karena pesan akan muncul di kotak baru di bagian bawah layar. Anda juga akan dapat melihat kapan orang itu terakhir kali masuk ke aplikasi atau aktif, membuatnya mudah untuk mengetahui apakah mereka ada atau tidak untuk menjawab pertanyaan Anda. Metode ini bekerja paling baik jika seluruh staf kantor Anda memiliki alamat email satu sama lain dan telah terhubung satu sama lain di messenger di masa lalu. Namun, tidak ada yang lebih baik jika Anda perlu menghubungi seseorang dengan tergesa-gesa atau hanya memiliki pertanyaan sederhana yang tidak benar-benar memerlukan seluruh email.

Tip 2: Email Berfungsi, Tapi Waspadalah terhadap Kotak Masuk yang Terlalu Penuh

Banyak manajer memiliki kebijakan menginstruksikan karyawan mereka untuk mengirim pertanyaan melalui messenger, karena lebih mudah dan lebih cepat. Namun, orang lain mungkin memiliki kebijakan hanya email, karena mereka ingin semuanya disimpan secara resmi secara tertulis. Meskipun email adalah cara yang baik untuk tetap terhubung dan mengirim pesan yang lebih lama satu sama lain, Anda mengalami masalah kotak masuk yang terlalu penuh. Ini terjadi ketika seseorang mendapat terlalu banyak pesan dan banyak hal hilang jika mereka tidak memfilternya. Jika Anda memiliki pertanyaan mendesak atau ingin menyelesaikan sesuatu dengan cepat dan penerima tidak langsung melihat emailnya, Anda mungkin memiliki masalah. Tapi, untuk komunikasi yang tidak mendesak dan panjang, email sudah cukup.

Tip 3: Saat Ragu, Raih Ponsel

Tentu saja, ada kalanya komunikasi tertulis bukanlah metode terbaik untuk komunikasi yang jelas. Dalam kasus ini, raih telepon. Karyawan standar harus memiliki nomor telepon supervisor langsung mereka dan kolega mereka di telepon mereka, untuk berjaga-jaga. Selain itu, manajer dan supervisor harus menyimpan nomor semua orang di bawah mereka di telepon mereka juga. Pesan teks dan panggilan telepon dijual sebagai bentuk komunikasi dalam keadaan darurat, atau ketika sesuatu perlu dilakukan segera dan email serta pesan tidak berfungsi.

Tip 4: Manfaatkan Aplikasi Alur Kerja Anda

Di atas bentuk komunikasi lainnya, sering kali ada satu bentuk komunikasi lain yang cenderung diabaikan oleh banyak orang – aplikasi alur kerja mereka. Apakah Anda menggunakan Trello, Monday.com, Basecamp atau aplikasi produktivitas lainnya untuk melacak kemajuan dan menetapkan proyek, ada sistem komunikasi di dalamnya. Misalnya, di Monday.com, pengguna dapat menandai satu sama lain dalam pulsa, meninggalkan pesan dalam pulsa itu, dan bahkan membuat pengguna berlangganan pembaruan untuk memantau kemajuan. Hal terbaik tentang aplikasi ini? Semua rekan kerja atau karyawan Anda sudah menggunakannya, sehingga memudahkan untuk mengkomunikasikan perubahan dan mengklarifikasi instruksi dalam aplikasi itu sendiri.

Tip 5: Siapkan Sistem

Di atas segalanya, Anda perlu memiliki sistem untuk berkomunikasi. Sistem ini terkadang berfungsi dengan sendirinya dan semakin baik saat Anda terus bekerja dari rumah, tetapi harus ada sesuatu sebelumnya. Misalnya, Anda dapat menggunakan kombinasi pelacakan tugas atau tugas di aplikasi produktivitas, serta meminta setiap karyawan mengirimkan laporan akhir hari kepada supervisor mereka melalui email. Tidak peduli sistem apa yang Anda pilih, pastikan sistem itu dikomunikasikan dengan jelas dan setiap karyawan tahu cara kerjanya. Jika tidak, Anda mungkin akan berakhir dengan kekacauan.

Dengan mengingat lima tip ini akan membantu Anda menjaga jalur komunikasi tetap terbuka dan memungkinkan komunikasi yang efisien dan efektif sementara kita semua menavigasi dunia baru yang berani ini bekerja dari rumah.



Source

Pos terkait

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *